כעורכת ותיקה אני יכולה לספור על אצבעות יד אחת את המקרים שבהם ספר הגיע אליי כשתוכן העניינים התאים לפרקי הספר. לא משנה אם אני מקבלת ספר לעריכה או להגהה, אני יודעת שאני חייבת לבדוק ששמות הפרקים בגוף הספר תואמים לשמות הפרקים בתוכן העניינים ואני גם יודעת שאמצא שם טעויות.

למה זה קורה? בספרים מתורגמים זה פשוט מפני שהמתרגם פעמים רבות מתרגם קודם את טבלת התוכן ואז מתרגם את הספר, והוא לא בודק איך תרגם את שם הפרק בתוכן אלא מתרגם מחדש. השינויים בתרגום אינם דרמטיים בדרך כלל, אבל תוכן עניינים חייב להציג בדיוק את שמות הפרקים, ולא בערך. אם לפרק קוראים "כך תפסיקו לפחד ותתחילו לצייר" לא ייתכן שבתוכן העניינים ייכתב "להפסיק לפחד ולהתחיל לצייר" או "זו הדרך להפסיק לפחד ולהתחיל לצייר" או כל וריאציה אחרת.

אז איך אפשר למנוע מזה לקרות? איך אפשר ליצור תוכן עניינים מדויק בלי לעבוד קשה? בשני שלבים: הגדרת סגנון עיצוב ויצירת תוכן עניינים אוטומטי. על יצירת סגנונות עיצוב ואיך עובדים איתם כתבתי כבר מאמר נפרד. במאמר זה אסביר איך להשתמש בסגנונות העיצוב כדי לבנות תוכן עניינים.

סגנונות עיצוב

בניגוד לבני האדם, סגנונות העיצוב לא נבראו שווים. הם מחולקים להיררכיות. הסגנונות Heading 3 / Heading 2 /  Heading 1 הם בני אצולה. הם נועדו לשמש ככותרות. סגנונות כמו body text, normal, quote הם בני העם הרגילים.

כשכותבים, מתרגמים או עורכים יש לשים לב להיררכיות האלה. יש לספר חלקים או שערים? זו הדרגה העליונה – 1. אין חלקים ויש רק שמות פרקים? הפרקים הם רמה 1. אם יש בספר שערים, פרקים ופרקי משנה: השער יהיה רמה 1, הפרקים יהיו רמה 2. פרקי משנה יהיו רמה 3. 

מה שייכנס לטבלת התוכן האוטומטית שניצור יהיה רק טקסט שהוגדר ככותרת. אני אחזור על זה כי זה חשוב. כשיוצרים תוכן עניינים אוטומטי וורד מחפש טקסט שמוגדר בסגנון עיצוב ככותרת ברמה 1, 2 או 3. לכן לא מספיק לעשות כותרת בגופן דוד מודגש גודל 24. צריך להגדיר אותה בסגנונות העיצוב ככותרת.

אם אתם עובדים עם סגנונות מוכנים אתם מסודרים ומוכנים ליצירת תוכן העניניים שלכם. הסגנונות Heading 3 / Heading 2 /  Heading 1 כבר מוגדרים כסגנונות שייכנסו לתוכן. אבל אם יצרתם סגנון חדש עליכם לוודא שהוא מוגדר ככותרת ברמה 1, 2 או 3. לכו לפאנל הסגנונות בכרטיסייה בית. עמדו על הסגנון הרצוי, לחצו על עיצוב> פסקה > רמת כותרת (outline level). לכותרת ברמה 1 בחרו רמה 1, לכותרת רמה 2 בחרו 2. לא להיבהל. יש תמונה למטה.

כדי שהטקסט לא יוגדר ככותרת ולא יוכנס לתוכן בחרו גוף הטקסט (body text).  אם גוף הטקסט יוגדר בטעות כרמה 1 כל הספר ייכנס לכם לטבלת התוכן. ככה שאם אתם רואים בתוכן העניינים דברים שלא צריכים להיות שם – בדקו את הגדרות הסגנון, ואם מוגדרת לו רמה שנו את ההגדרה לגוף טקסט.

יצירת תוכן עניינים

אחרי שיש לנו טקסט שכולל כותרות ברמות שונות שמוגדרות נכון בסגנונות העיצוב אפשר לגשת ליצירת התוכן עצמו. בוחרים בלשונית "הפניות". מיד בצד יש כפתור של תוכן עניינים (מסומן בתמונה ב-1). לחיצה עליו תציע לכם סגנונות שונים לעיצוב טבלת התוכן. תלחצו על אחד הסגנונות והנה, מהר יותר מנביחת כלב יש לכם תוכן עניינים. כל כותרת שהוגדרה במסמך שלכם הפכה לשורה בתוכן העניינים.

במקום לבחור סגנון מוכן אפשר ללחוץ על האפשרות של התאמה אישית (למטה, מסומן בתמונה ב-2) ושם ייפתחו לכם שלל אפשרויות מרנינות כמו לבחור אם בין שם הפרק למספר העמוד יחברו נקודות קטנות או מקפים זעירים, לוותר על מספרי עמודים ולהסתפק בציון הפרקים בלבד וכן לבחור כמה רמות ייכללו בתוכן. זוכרים את הסיווג לכותרות ברמה 1, 2 ו-3? עכשיו זה נהיה חשוב כי אפשר לבחור אם רק כותרות ראשיות ייכללו בתוכן או גם תת-כותרות ותת-תת-כותרות. אתם יכולים לשלוט במידת הפירוט שתוצג בתוכן העניינים שלכם.

והחלק הכי טוב משמש בעיקר עורכות אבל גם כותבים ומתרגמים. אם אתם משנים כותרת כלשהי אתם לא צריכים ללכת ולשנות אותה גם בתוכן. בסיום העבודה אתם הולכים שוב ללשונית הפניות. ליד הכפתור "תוכן עניינים" יש כפתור "עדכן טבלה" (מסומן בתמונה ב-3). תלחצו עליו. אם התוכן שלכם לא כולל מספרי עמודים התוכן פשוט יתרענן וכל השינויים שעשיתם בכותרות יתעדכנו בתוכן. אם יש לכם מספרי עמודים וורד ישאל אתכם אם לרענן מספרי עמודים או את כל הטבלה.  זה הכול. יש לכם תוכן עניינים שהטקסט שלו נשאב ישירות משמות הפרקים והכותרות בטקסט שכתבתם וככה אין סיכוי שבתוכן יופיע טקסט אחד ובגוף הספר טקסט אחר.

בכל זאת מסובך לך מדי? אין לך כוח להתעסק עם סגנונות עיצוב וטבלאות תוכן? אין בעיה. אפשר ליצור איתי קשר, וכשהספר שלך יגיע אליי לעריכה אני אכין לו כותרות ואעשה כל מה שצריך.