כדי שהכותב או המתרגם יוכל לראות את השינויים שנעשו בטקסט שלו ובהמשך לקבל את הצעותיו של העורך, לשנות אותן או לדחות אותן מקובל לעבוד בוורד במצב שנקרא "עקוב אחר שינויים".

מה זה עקוב אחר שינויים?

עקוב אחר שינויים הוא פונקציה מתוחכמת שוורד מציע אשר מאפשרת לעקוב אחרי שינויים שהוכנסו בטקסט לאחר שנכתב. במקרה שטקסט עבר מספר עורכים, וורד מאפשר לנו לראות את כל השינויים שבוצעו בטקסט או לבחור לראות שינויים של עורך מסוים או של כמה עורכים. וורד מאפשר לנו גם לבחור אילו סוגי שינויים ברצוננו לראות: מחיקה והוספה של תווים, עיצוב הטקסט, הדגשות בגוף הטקסט והערות.  אפשר לבחור סוג אחד של שינויים, מספר סוגים או את כולם.

איך מפעילים את פונקציית המעקב אחר שינויים?

בוחרים מהתפריט את הלשונית סקירה ולוחצים על הכפתור המתאים. כשהאפשרות עקוב אחר שינויים פעילה הכפתור ייצבע בצהוב. לחיצה נוספת תבטל את האפשרות, והכפתור יחזור לצבעו הרגיל.

בטקסט שעבר עריכה מקיפה, לפעמים מרוב תיקונים קשה להבין מה רואים בטקסט הערוך ולעקוב אחרי השינויים.

וורד בא לעזרתנו ומאפשר לנו לבחור אילו שינויים לראות.

בלחיצה על החץ הקטן בתפריט "הצג סימון" שמימין לכפתור המעקב אחר שינויים אפשר לבחור בדיוק אילו שינויים אנחנו רוצים שוורד יראה לנו: הערות, עיצוב, הדגשות, מחיקות ותוספות. האפשרות התחתונה ביותר מאפשרת לבחור בין עורכים שונים, במקרה שהטקסט עבר יותר מעריכה אחת בטרם אישר הכותב את השינויים.

לא קל לקרוא טקסט שמלא במחיקות ובתוספות. ייתכן שתרצו קודם כל לקרוא גרסה ערוכה ונקייה, ורק מדי פעם או בסוף הקריאה לראות מה היה הטקסט המקורי. הפונקציה עקוב אחר שינויים מציעה ארבעה מצבי קריאה: הטקסט המקורי נקי,  הטקסט הערוך נקי, הטקסט המקורי כולל שינויים והטקסט הערוך כולל שינויים. כדי לעבור בין המצבים לחצו על החץ הקטן בתפריט "תצוגה לסקירה" אשר מעל לתפריט "הצג סימון".

השלב האחרון הוא להחליט אילו שינויים לקבל ואילו לדחות. כפתורי הקבלה והדחייה ממוקמים מימין לכפתורי המעקב, באותה לשונית, באזור שנקרא "שינויים". לכל אחד משני הכפתורים יש חץ שפותח תפריט, והאפשרויות בו הן לקבל או לדחות שינוי אחד, לקבל או לדחות שינוי ולעבור לשינוי הבא, לקבל את כל השינויים במסמך או לקבל את כל השינויים הגלויים במסמך.  אם חלק מהשינויים מוסתרים כי בחרתם להסתיר אותם בתפריט "הצג סימון" הם לא יתקבלו. בצורה כזו ביכולתכם לשלוט אילו תיקונים לקבל.